Pencadangan data: begitulah cara hukum memandangnya
Di Jerman, prinsip-prinsip akses data dan verifikasi dokumen digital mengatur perlunya mencadangkan dokumen yang relevan dengan pajak.
Sebenarnya, aspek hukum pencadangan data melibatkan dua pertanyaan: Apa yang boleh saya lakukan dan apa yang harus saya lakukan? Selama data tetap berada di dalam perusahaan, tentu saja Anda boleh mencadangkan semua data yang telah disimpan secara legal. Masalah bisa muncul jika data dicadangkan atau diarsipkan secara eksternal. Sejauh menyangkut data pribadi pelanggan atau karyawan, ini merupakan pemindahan data ke pihak ketiga. Namun, hal ini juga tidak menimbulkan masalah serius jika poin ini tercantum dalam pernyataan persetujuan yang relevan.
Apa yang harus dicadangkan?
Pada prinsipnya, semua dokumen yang mungkin diperlukan sebagai bukti dalam proses perdata di suatu saat di masa depan harus disimpan. Hal ini berlaku untuk semua dokumen yang dibuat berdasarkan kewajiban dokumentasi hukum. Hal ini tentu saja termasuk faktur, nota pengiriman, dan dokumen bisnis lainnya yang berfungsi sebagai bukti transaksi yang telah diselesaikan. Namun banyak dokumen lain yang juga termasuk dalam kategori ini. Dokter dan pengacara harus mendokumentasikan konseling yang tepat untuk pasien atau klien, perusahaan harus mematuhi persyaratan peraturan. Semua dokumen ini tidak hanya harus disimpan, namun juga diarsipkan dengan cara yang tahan audit. Dokumen yang kemudian dapat diubah tidak memiliki nilai pembuktian. Banyak sistem pengarsipan yang sesuai tersedia di pasaran, yang bekerja dengan stempel waktu yang memenuhi syarat, misalnya. Secara teknis, masalah ini dapat diatasi.
Prinsip-prinsip akses data dan kemampuan audit dokumen digital
Di Jerman, semua dokumen yang terkait dengan pajak dalam arti luas tunduk pada "Prinsip Akses Data dan Auditabilitas Dokumen Digital". Ini adalah instruksi administratif yang mengikat dari Kementerian Keuangan Federal, yang tidak dapat dihindari oleh perusahaan mana pun di Jerman. Inti dari instruksi ini menyatakan bahwa pemeriksa pajak harus diberikan akses untuk membaca semua dokumen digital yang relevan dengan pajak kapan saja jika diminta. Ini berarti lebih dari sekadar menyimpan semua dokumen yang diperlukan di suatu tempat pada pita cadangan di ruang bawah tanah. Dokumen-dokumen dari tahun-tahun sebelumnya harus dicadangkan sedemikian rupa sehingga arsip cadangan dapat diakses kapan saja. Mungkin tidak ada perusahaan yang benar-benar memenuhi GDPdU 100 persen. Hal ini dikarenakan "dokumen digital yang relevan dengan pajak" juga mencakup, misalnya, semua surat internal yang menyangkut proses yang relevan dengan pajak. Setiap praktisi harus mengetahui bahwa tidak ada perusahaan yang dapat menyaring semua email yang ditulis oleh seseorang di perusahaan kepada orang lain bertahun-tahun yang lalu dan yang berhubungan dengan proses tertentu. Namun untuk dokumen-dokumen yang biasanya relevan dalam konteks pemeriksaan pajak, persyaratan ketat dari GDPdU harus ditaati.
Sebastian Müller adalah mitra dan dukungan pelanggan terbaik di Langmeier Software, dan oleh karena itu merupakan narahubung terbaik untuk solusi pencadangan Langmeier.
Di Jerman, prinsip-prinsip akses data dan verifikasi dokumen digital mengatur perlunya mencadangkan dokumen yang relevan dengan pajak.
