Προστασία δεδομένων: πώς το βλέπει ο νόμος

Στη Γερμανία, οι αρχές της πρόσβασης στα δεδομένα και της επαληθευσιμότητας των ψηφιακών εγγράφων ρυθμίζουν την αναγκαιότητα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας των φορολογικών εγγράφων.

Αυστηρά μιλώντας, οι νομικές πτυχές της δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων περιλαμβάνουν δύο ερωτήματα: Τι μπορώ να κάνω και τι πρέπει να κάνω Εφόσον τα δεδομένα παραμένουν εντός της επιχείρησης, επιτρέπεται φυσικά η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας όλων των δεδομένων που έχουν αποθηκευτεί νόμιμα. Προβλήματα μπορεί να προκύψουν εάν τα δεδομένα δημιουργούνται σε αντίγραφα ασφαλείας ή αρχειοθετούνται εξωτερικά. Όσον αφορά τα προσωπικά δεδομένα των πελατών ή των εργαζομένων, πρόκειται για διαβίβαση δεδομένων σε τρίτους. Ωστόσο, και αυτό δεν αποτελεί σοβαρό πρόβλημα, εάν το σημείο αυτό αναφέρεται στα σχετικά έντυπα συγκατάθεσης.

Τι πρέπει να υποστηρίζεται

Κατ' αρχήν, όλα τα έγγραφα που θα μπορούσαν να χρειαστούν ως αποδεικτικά στοιχεία σε αστικές διαδικασίες στο μέλλον πρέπει να αποθηκεύονται. Αυτό ισχύει για όλα τα έγγραφα που δημιουργούνται βάσει νομικής υποχρέωσης τεκμηρίωσης. Αυτό φυσικά περιλαμβάνει τιμολόγια, δελτία αποστολής και άλλα επιχειρηματικά έγγραφα που χρησιμεύουν ως απόδειξη των ολοκληρωμένων συναλλαγών. Αλλά και πολυάριθμα άλλα έγγραφα εμπίπτουν σε αυτή την κατηγορία. Οι γιατροί και οι δικηγόροι πρέπει να τεκμηριώνουν τη σωστή συμβουλευτική των ασθενών ή των πελατών, τις εταιρείες τη συμμόρφωση με τις κανονιστικές απαιτήσεις. Όλα αυτά τα έγγραφα πρέπει όχι μόνο να αποθηκεύονται, αλλά και να αρχειοθετούνται με τρόπο που να επιτρέπει τον έλεγχο. Ένα έγγραφο που μπορεί να αλλάξει εκ των υστέρων δεν έχει αποδεικτική αξία. Στην αγορά διατίθενται πολυάριθμα αντίστοιχα συστήματα αρχειοθέτησης, τα οποία λειτουργούν, για παράδειγμα, με αναγνωρισμένες χρονοσφραγίδες. Τεχνικά, το πρόβλημα αυτό μπορεί επομένως να επιλυθεί.

Αρχές πρόσβασης στα δεδομένα και δυνατότητα ελέγχου των ψηφιακών εγγράφων

Στη Γερμανία, όλα τα έγγραφα που σχετίζονται με τους φόρους με την ευρύτερη έννοια υπόκεινται στις "Αρχές πρόσβασης στα δεδομένα και ελέγχου των ψηφιακών εγγράφων". Πρόκειται για δεσμευτική διοικητική οδηγία του Ομοσπονδιακού Υπουργείου Οικονομικών, την οποία δεν μπορεί να αποφύγει καμία επιχείρηση στη Γερμανία. Ο πυρήνας αυτής της οδηγίας ορίζει ότι ο φορολογικός ελεγκτής πρέπει να έχει πρόσβαση ανάγνωσης σε όλα τα φορολογικά ψηφιακά έγγραφα ανά πάσα στιγμή κατόπιν αιτήματος. Αυτό σημαίνει πολύ περισσότερα από το να έχετε όλα τα απαιτούμενα έγγραφα κάπου σε μια εφεδρική ταινία στο υπόγειο. Τα έγγραφα των προηγούμενων ετών πρέπει να αποθηκεύονται με τέτοιο τρόπο ώστε να είναι δυνατή η πρόσβαση στα αρχεία αντιγράφων ασφαλείας ανά πάσα στιγμή. Πιθανώς δεν υπάρχει καμία εταιρεία που να ανταποκρίνεται πραγματικά 100% στο GDPdU. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι τα "φορολογικά ψηφιακά έγγραφα" περιλαμβάνουν επίσης, για παράδειγμα, όλα τα εσωτερικά μηνύματα που αφορούν φορολογικά σημαντικές διαδικασίες. Κάθε επαγγελματίας θα πρέπει να γνωρίζει ότι καμία εταιρεία δεν είναι σε θέση να φιλτράρει όλα τα μηνύματα που κάποιος στην εταιρεία έγραψε σε κάποιον άλλον πριν από χρόνια και τα οποία έχουν οποιαδήποτε σχέση με μια συγκεκριμένη διαδικασία. Όμως, για τα έγγραφα που είναι συνήθως σημαντικά στο πλαίσιο ενός φορολογικού ελέγχου, θα πρέπει να τηρούνται οι αυστηρές απαιτήσεις του GDPdU.

Ψάξτε το περαιτέρω: Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων

Άρθρα σχετικά με το θέμα

Δημοσιεύστε ένα σχόλιο εδώ...