У Німеччині принципи доступу до даних та можливості перевірки цифрових документів регулюють необхідність резервного копіювання даних документів, що мають відношення до оподаткування.
Строго кажучи, юридичні аспекти резервного копіювання даних стосуються двох питань: що я можу робити і що я повинен робити? Поки дані залишаються всередині компанії, звичайно, можна створювати резервні копії всіх даних, які зберігаються на законних підставах. Проблеми можуть виникнути, якщо дані зберігаються в резервних копіях або архіві ззовні. Що стосується персональних даних клієнтів або працівників, то це передача даних третім особам. Втім, це теж не становить серйозної проблеми, якщо цей пункт зазначений у відповідних формах згоди.
Що потрібно підкріпити?
В принципі, всі документи, які можуть знадобитися в якості доказів у цивільному процесі в майбутньому, повинні бути збережені. Це стосується всіх документів, які створюються на підставі юридичного зобов'язання документування. Це, звичайно, включає рахунки-фактури, накладні та інші ділові документи, які слугують доказом здійснених операцій. Але під цю категорію підпадають і численні інші документи. Лікарі та юристи мають документувати належне консультування пацієнтів чи клієнтів, компанії - дотримання регуляторних вимог. Всі ці документи мають бути не лише збережені, але й заархівовані у захищеному від аудиту вигляді. Документ, який згодом може бути змінений, не має доказової сили. На ринку доступні численні відповідні системи архівування, які працюють, наприклад, з кваліфікованими позначками часу. Отже, технічно ця проблема може бути вирішена.
Принципи доступу до даних та можливості аудиту цифрових документів
У Німеччині всі документи, які стосуються податків у широкому розумінні, підпадають під дію "Принципів доступу до даних та можливості аудиту цифрових документів". Це обов'язкова до виконання адміністративна вказівка Федерального міністерства фінансів, яку не може оминути жодна компанія в Німеччині. Суть цієї інструкції полягає в тому, що податковому аудитору повинен бути наданий доступ для читання до всіх цифрових документів, що мають відношення до оподаткування, в будь-який час за його запитом. Це означає набагато більше, ніж просто наявність усіх необхідних документів десь на резервній касеті в підвалі. Документи минулих років мають бути зарезервовані таким чином, щоб до резервних архівів можна було отримати доступ у будь-який час. Напевно, немає жодної компанії, яка дійсно виконує GDPdU на 100 відсотків. Це пов'язано з тим, що "податкові електронні документи" також включають, наприклад, всю внутрішню пошту, яка стосується процесів, пов'язаних з оподаткуванням. Кожен практик повинен знати, що жодна компанія не в змозі відфільтрувати всі листи, які хтось в компанії писав комусь іншому багато років тому і які мають якесь відношення до конкретного процесу. Але для документів, які зазвичай є актуальними в контексті податкової перевірки, слід дотримуватися жорстких вимог GDPdU.
Себастьян Мюллер є партнером і провідним консультантом клієнтів компанії Langmeier Software, а отже, найкращою контактною особою з питань рішень для резервного копіювання Langmeier.
Правові основи ІТ-безпеки Чи є шифрування для резервного копіювання даних юридично значимим? Закони про захист даних Резервне копіювання в Інтернеті та закон
У Німеччині принципи доступу до даних та можливості перевірки цифрових документів регулюють необхідність резервного копіювання даних документів, що мають відношення до оподаткування.
