Business & IT

Einleitung:

E-Mails sind aus dem modernen Geschäftsleben nicht mehr wegzudenken. Doch was als effizientes Kommunikationsmittel begann, hat sich für viele Unternehmen zu einer zeitfressenden Belastung entwickelt. Auch bei Langmeier Software war die E-Mail-Flut ein großes Problem. Mitarbeiter verbrachten täglich Stunden damit, wichtige Nachrichten von unwichtigen zu trennen, und die Produktivität litt darunter. Mit der Einführung von aBusiness Suite, einer innovativen Softwarelösung von Urs Langmeier und Konstantin Stratigenas, gelang es Langmeier Software, die E-Mail-Flut effizient zu bewältigen und die Arbeitsabläufe deutlich zu optimieren – stets mit dem Fokus auf den glücklichen Kunden.

Die Herausforderung:

Bei Langmeier Software stapelten sich täglich Hunderte von E-Mails in den Postfächern der Mitarbeiter. Die Bandbreite reichte von wichtigen Kundenanfragen über Bestellbestätigungen bis hin zu unerwünschten Newslettern und Spam. Die manuelle Sortierung der Nachrichten kostete wertvolle Zeit und führte dazu, dass wichtige Mails oft übersehen oder zu spät bearbeitet wurden. Versuche, das Problem durch Assistenten, verschiedene Mailadressen oder manuelle Filterregeln zu lösen, scheiterten an der schieren Menge und Komplexität der eingehenden Nachrichten. Dies wirkte sich negativ auf die Kundenzufriedenheit aus, da Anfragen nicht immer zeitnah beantwortet werden konnten.

Die Lösung: aBusiness Suite und eine optimierte Fokus-Kultur

Konstantin Stratigenas, Mitgründer des SaaS-Projekts «aBusiness Suite», entwickelte in Zusammenarbeit mit Langmeier Software eine Lösung, die genau auf diese Herausforderungen zugeschnitten ist. Die Software kombiniert KI-gestützte Priorisierung, automatisierte Antwortvorschläge und einen aktiven Spam-Filter, um die E-Mail-Flut effizient zu bewältigen – immer mit dem Ziel, den Kunden in den Mittelpunkt zu stellen.

1. KI-gestützte Priorisierung:

aBusiness Suite sortiert eingehende E-Mails automatisch nach ihrer Wichtigkeit. Basierend auf Faktoren wie Umsatz, Kosten/Nutzen-Bilanz und individuellen Präferenzen der Nutzer werden wichtige Nachrichten, wie z. B. Kundenanfragen oder Bestellbestätigungen, ganz oben im Feed angezeigt. Die Datengrundlage dafür stellt das System automatisch aus den verfügbaren Informationen in der vollständigen Business-Software zusammen. Unwichtige Mails, wie Newsletter oder Akquise-Anfragen, werden nach unten verschoben und können bei Bedarf manuell abgerufen werden. Dies stellt sicher, dass Kundenanfragen immer priorisiert werden.

2. Automatisierte Antwortvorschläge:

Die KI generiert passende Antwortvorschläge, die nur noch geringfügig angepasst werden müssen. Dies spart Zeit und sorgt dafür, dass Kundenanfragen schnell und professionell beantwortet werden. Der glückliche Kunde steht dabei immer im Vordergrund.

3. Aktiver Spam-Filter:

Der integrierte Spam-Filter von aBusiness Suite verlangt von Absendern eine Bestätigung, dass sie menschlich sind, bevor ihre Nachrichten zugestellt werden. Dies führt zu einer 100% spamfreien Inbox und reduziert den Aufwand für die manuelle Spam-Bereinigung. So bleibt mehr Zeit für die Betreuung der Kunden.

4. Individuelle Priorisierung mit Fokus auf den Kunden:

Bei Langmeier Software wurde ein neuer Ansatz im Umgang mit E-Mails etabliert: Die Mitarbeiter bestimmen selbst, was ihnen wichtig ist, und lassen sich nicht von den Absendern vorschreiben, welche Nachrichten Priorität haben. Dabei steht der glückliche Kunde immer im Vordergrund. Sämtliche Kommunikation steht aber immer dann zur Verfügung, wenn der Mitarbeitende sich selbständig dazu entscheidet, einem bestimmten Projekt den Fokus zu geben. Den Fokus bestimmt der Mitarbeiter, nicht die eingehende E-Mail. Bei wirklich dringenden Angelegenheiten, wie z. B. einem gefährdeten Auftrag, oder einer E-Mail, die zu einem Verlust für das Unternehmen führen könnte, entscheidet die integrierte KI, die Mitarbeiter auch auf anderen Kanälen wie SMS oder WhatsApp zu benachrichtigen.

5. Digitaler KI-Kundenbetreuer bereits auf der Webseite:

Um die Kundenbetreuung weiter zu optimieren, hat Langmeier Software einen digitalen KI-Kundenbetreuer auf der Webseite integriert, welcher ebenfalls Bestandteil von aBusiness Suite ist. Dieser KI-Betreuer verfügt über das gesamte Produkt-Know-How und kann 80% der Support-Anfragen selbständig beantworten, bevor die Kunden überhaupt eine E-Mail schreiben müssen. Der KI-Betreuer ist in der Lage, häufig gestellte Fragen zu beantworten, technische Probleme zu lösen und sogar Bestellungen zu unterstützen. Dies reduziert nicht nur die Anzahl der eingehenden E-Mails, sondern sorgt auch dafür, dass die Kunden schnelle und präzise Antworten erhalten – rund um die Uhr.

Die Ergebnisse:

Durch die Einführung von aBusiness Suite konnte Langmeier Software die E-Mail-Flut erfolgreich in den Griff bekommen. Die Mitarbeiter verbringen keine Zeit mehr mit dem manuellen Sortieren von Nachrichten, sondern können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren – die Zufriedenheit der Kunden. Die wichtigsten Mails, insbesondere Kundenanfragen, werden sofort erkannt und bearbeitet, während unwichtige Nachrichten automatisch in den Hintergrund rücken. Die Produktivität hat sich deutlich gesteigert, und die Mitarbeiter sind zufriedener, da sie nicht mehr von der E-Mail-Flut überwältigt werden. Gleichzeitig profitieren die Kunden von schnelleren und präziseren Antworten.

Fazit:

Die E-Mail-Flut ist ein Problem, das viele Unternehmen betrifft. Mit aBusiness Suite hat Langmeier Software eine effiziente Lösung gefunden, die nicht nur Zeit spart, sondern auch die Arbeitsabläufe optimiert. Durch die Kombination aus KI-gestützter Priorisierung, automatisierten Antwortvorschlägen und einem aktiven Spam-Filter wurde die E-Mail-Kommunikation auf ein neues Niveau gehoben – stets mit dem Fokus auf den glücklichen Kunden. Für Unternehmen, die ähnliche Herausforderungen bewältigen möchten, ist aBusiness Suite eine überzeugende Lösung.

Über aBusiness Suite:

aBusiness Suite ist eine innovative Softwarelösung von Urs Langmeier und Konstantin Stratigenas, entwickelt bei Langmeier Software. Die Suite kombiniert modernste Cloud-, KI- und SaaS-Technologie mit benutzerfreundlichen Funktionen, um Unternehmen bei der Bewältigung ihrer täglichen Herausforderungen zu unterstützen.

Weitere Informationen finden Sie unter www.abusiness.one.

Veröffentlichen Sie hier einen Kommentar...