I Principi sull'accesso ai dati e la verificabilità dei documenti digitali regolano la necessità di un backup dei dati dei documenti rilevanti per le tasse in Germania.
Gli aspetti legali del data backup in senso stretto comprendono due domande: cosa mi è permesso fare e cosa devo fare? Finché i dati rimangono all'interno dell'azienda, tutti i dati che sono stati conservati legalmente possono ovviamente essere sottoposti a backup. I problemi possono sorgere se i dati vengono sottoposti a backup o archiviati esternamente. Per quanto riguarda i dati personali dei clienti o dei dipendenti, si tratta di un trasferimento di dati a terzi. Tuttavia, questo non rappresenta un problema serio se questo punto è elencato nei relativi moduli di consenso.
Di cosa si deve fare il backup?
Fondamentalmente, si deve fare il backup di tutti i documenti che potrebbero essere necessari come prova in un procedimento civile in futuro. Questo vale per tutti i documenti che sono creati sulla base di un obbligo di documentazione legale. Questo naturalmente include fatture, bolle di consegna e altri documenti commerciali che servono come prova delle transazioni completate. Ma anche numerosi altri documenti rientrano in questa categoria. I medici e gli avvocati devono documentare la corretta consulenza ai pazienti o ai clienti, le aziende il rispetto dei requisiti normativi. Tutti questi documenti non solo devono essere salvati, ma anche archiviati in un modo a prova di revisione. Un documento che può essere cambiato in seguito non ha alcun valore probatorio. Sul mercato sono disponibili numerosi sistemi di archiviazione corrispondenti, che lavorano con marche temporali qualificate, per esempio. Tecnicamente, questo problema può quindi essere risolto.
Principi sull'accesso ai dati e sulla verificabilità dei documenti digitali
In Germania, tutti i documenti che hanno a che fare con le tasse in senso lato sono soggetti ai „Principi di accesso ai dati e verificabilità dei documenti digitali“. Questa è un'istruzione amministrativa vincolante del Ministero Federale delle Finanze che nessuna azienda in Germania può evitare. Il nucleo di questa istruzione afferma che a un revisore fiscale deve essere concesso l'accesso in lettura a tutti i documenti digitali rilevanti dal punto di vista fiscale in qualsiasi momento su richiesta. Questo significa molto di più che avere tutti i documenti richiesti da qualche parte su un nastro di backup nel seminterrato. I documenti degli anni passati devono essere salvati in modo tale che gli archivi di backup siano accessibili in qualsiasi momento. Probabilmente non c'è nessuna azienda che soddisfa davvero il GDPdU al 100%. Questo perché i „documenti digitali rilevanti dal punto di vista fiscale“includono anche, per esempio, tutte le mail interne che riguardano processi rilevanti dal punto di vista fiscale. Ogni professionista dovrebbe sapere che nessuna azienda è in grado di filtrare tutte le mail che qualcuno nell'azienda ha scritto a qualcun altro anni fa e che hanno qualche relazione con un processo specifico. Ma per i documenti che di solito sono rilevanti nel contesto di una verifica fiscale, dovrebbero essere osservati i severi requisiti del GDPdU.
Informazioni sull'autore Sebastian Müller Sostegno ai partner
Sebastian Müller è un partner e il miglior consulente per i clienti di Langmeier Software, il che lo rende la persona migliore da contattare per le soluzioni di backup di Langmeier.
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I Principi sull'accesso ai dati e la verificabilità dei documenti digitali regolano la necessità di un backup dei dati dei documenti rilevanti per le tasse in Germania.
