データのバックアップ：法律ではこうなっている

ドイツでは、データアクセスとデジタル文書の検証可能性の原則により、税務関連文書のバックアップの必要性が規定されています。

厳密に言えば、データバックアップの法的側面には、「何をしてもよいか」「何をしなければならないか」という2つの問題があります。データが社内に残る限り、合法的に保管されているすべてのデータをバックアップすることはもちろん許される。データのバックアップやアーカイブを外部で行う場合、問題が発生することがあります。お客様または従業員の個人データに関しては、第三者へのデータ転送となります。しかし、この点についても、関連する同意書に記載されていれば、大きな問題にはならない。

バックアップが必要なものは何ですか？

原則として、将来のある時点で民事訴訟の証拠として必要となる可能性のある文書はすべて保存しなければならない。これは、法的な文書作成義務に基づき作成されるすべての文書に適用されます。もちろん、請求書や納品書など、取引完了の証明となるビジネス文書も含まれます。しかし、それ以外にも数多くの文書がこのカテゴリーに分類される。医師や弁護士は、患者やクライアントに対して適切なカウンセリングを行い、企業は規制要件を遵守していることを文書化する必要があります。これらの文書はすべて、保存するだけでなく、監査に耐えうる方法でアーカイブする必要があります。後から変更可能な文書には証拠能力がない。例えば、タイムスタンプに対応したアーカイブシステムも数多く販売されている。したがって、技術的にはこの問題を解決することができます。

デジタルドキュメントのデータアクセスおよび監査可能性の原則

ドイツでは、広義の税金に関連するすべての文書が「デジタル文書のデータアクセスと監査可能性の原則」の対象になっています。これは連邦財務省の拘束力のある行政指導であり、ドイツ国内のどの企業も避けることはできない。この指示の核心は、税務調査官が要求に応じていつでもすべての税務関連デジタル文書への読み取りアクセスを許可されなければならない、というものです。これは、地下室のバックアップテープのどこかに必要な書類がすべてあるということ以上の意味を持つ。過去数年間のドキュメントは、バックアップアーカイブにいつでもアクセスできるような形でバックアップしておく必要があります。GDPdUを本当に100％満たしている企業は、おそらくないでしょう。なぜなら、「税務関連の電子文書」には、例えば、税務関連の処理に関わるすべての社内メールも含まれるからです。何年も前に社内の誰かが誰かに宛てた、特定のプロセスに関連するメールをすべてフィルタリングできる会社などないことは、実務家なら誰でも知っているはずです。しかし、通常、税務調査の文脈で関連する文書については、GDPdUの厳格な要件を遵守する必要があります。

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