Принципы доступа к данным и проверяемости цифровых документов регулируют в Германии необходимость резервного копирования данных документов, имеющих отношение к налогообложению.
Юридические аспекты резервного копирования данных строго говоря, включают в себя два вопроса: что мне разрешено делать и что я должен делать? До тех пор, пока данные остаются внутри компании, конечно, допустимо делать резервные копии всех данных, которые хранились на законных основаниях. Проблемы могут возникнуть, если резервное копирование или архивирование данных осуществляется извне. Что касается личных данных клиентов или сотрудников, то речь идет о передаче данных третьим лицам. Однако и это не представляет серьёзной проблемы, если этот пункт указан в соответствующих формах согласия.
Что должно быть резервировано?
В основном, резервированию подлежат все документы, которые могут понадобиться в качестве доказательств в гражданском процессе в какой-то момент в будущем. Это касается всех документов, которые создаются в связи с обязательством юридического документирования. Сюда, естественно, входят счета-фактуры, накладные и другие деловые документы, которые служат доказательством совершенных сделок. Но многочисленные другие документы также попадают в эту категорию. Врачи и юристы должны документировать правильное консультирование пациентов или клиентов, компании соответствие нормативным требованиям. Все эти документы должны не только сохраняться, но и архивироваться в защищенном от аудита виде. Документ, который может быть изменен позже, не имеет доказательной силы. На рынке представлено множество соответствующих систем архивирования, которые работают, например, с квалифицированными метками времени. Поэтому технически эта проблема может быть решена.
Принципы доступа к данным и проверяемости цифровых документов
В Германии все документы, имеющие отношение к налогам в самом широком смысле, подпадают под действие „Принципов доступа к данным и проверяемости цифровых документов“. Это обязательное административное предписание Федерального министерства финансов, которого не может избежать ни одна компания в Германии. Суть этой инструкции гласит, что налоговому аудитору должен быть предоставлен доступ на чтение ко всем цифровым документам, имеющим отношение к налогообложению, в любое время по запросу. Это значит гораздо больше, чем просто иметь все необходимые документы где-то на резервной ленте в подвале. Документы прошлых лет должны быть сохранены таким образом, чтобы к резервным архивам можно было получить доступ в любое время. Наверное, нет ни одной компании, которая бы действительно выполняла GDPdU на 100 процентов. Это связано с тем, что „цифровые документы, имеющие отношение к налогам“ также включают, например, все внутренние письма, которые касаются процессов, имеющих отношение к налогам. Каждый практикующий специалист должен знать, что ни одна компания не в состоянии отфильтровать все письма, которые кто-то из сотрудников компании написал кому-то другому много лет назад и которые имеют какое-либо отношение к конкретному процессу. Но для документов, которые обычно имеют значение в контексте налоговой проверки, следует придерживаться строгих требований GDPdU.
Себастьян Мюллер - партнер и ведущий консультант по работе с клиентами в Langmeier Software, а значит, лучшее контактное лицо по всем аспектам решений Langmeier для резервного копирования.
Правовые основы информационной безопасности Резервное копирование в Интернете и закон Имеет ли шифрование юридическое значение для защиты данных? Законы о резервном копировании данных
Принципы доступа к данным и проверяемости цифровых документов регулируют в Германии необходимость резервного копирования данных документов, имеющих отношение к налогообложению.
