Zasady dostępu do danych i możliwości kontroli dokumentów cyfrowych regulują konieczność tworzenia kopii zapasowych dokumentów podatkowych w Niemczech.
Prawne aspekty archiwizacji danych ściśle rzecz biorąc dotyczą dwóch pytań: co mi wolno robić i co muszę robić? Dopóki dane pozostają w domu, dopuszczalne jest oczywiście tworzenie kopii zapasowych wszystkich danych, które były przechowywane zgodnie z prawem. Problemy mogą się pojawić, gdy dane są archiwizowane lub backupowane na zewnątrz. Jeśli chodzi o dane osobowe klientów lub pracowników, to jest to przekazanie danych osobom trzecim. Nie stanowi to jednak poważnego problemu, jeśli ten punkt jest wymieniony w odpowiednich formularzach zgody.
Co należy archiwizować?
Zasadniczo należy archiwizować wszystkie dokumenty, które mogą być w przyszłości potrzebne jako dowód w postępowaniu cywilnym. Dotyczy to wszystkich dokumentów, które są tworzone z powodu prawnego obowiązku dokumentacyjnego. Obejmuje to oczywiście faktury, dowody dostawy i inne dokumenty biznesowe, które służą jako dowód dokonanych transakcji. Ale wiele innych dokumentów również należy do tej kategorii. Lekarze i prawnicy muszą udokumentować właściwe udzielanie porad pacjentom lub klientom, a także zgodność z wymogami prawnymi. Wszystkie te dokumenty muszą być nie tylko zapisane, ale także zarchiwizowane w sposób umożliwiający kontrolę. Dokument, który może być później zmieniony, nie ma wartości dowodowej. Na rynku dostępnych jest wiele odpowiednich systemów archiwizacji, które pracują np. z kwalifikowanymi znacznikami czasu. Z technicznego punktu widzenia problem ten można więc rozwiązać.
Zasady dostępu do danych i audytowalności dokumentów cyfrowych
W Niemczech wszystkie dokumenty, które mają związek z szeroko pojętymi podatkami, podlegają „Zasadom dostępu do danych i możliwości kontroli dokumentów cyfrowych“. Jest to wiążąca instrukcja administracyjna Federalnego Ministerstwa Finansów, której żadna firma w Niemczech nie może uniknąć. Istota tej instrukcji mówi, że kontroler podatkowy musi otrzymać dostęp w trybie odczytu do wszystkich istotnych dla podatku dokumentów cyfrowych w każdej chwili i na każde żądanie. Oznacza to o wiele więcej niż tylko posiadanie wszystkich wymaganych dokumentów gdzieś na zapasowej taśmie w piwnicy. Dokumenty z minionych lat muszą być przechowywane w taki sposób, by w każdej chwili można było uzyskać do nich dostęp. Nie ma chyba firmy, która w 100 procentach wypełnia GDPdU. Dzieje się tak dlatego, że „dokumenty cyfrowe istotne z podatkowego punktu widzenia“ obejmują również np. wszystkie wewnętrzne wiadomości, które dotyczą procesów istotnych z podatkowego punktu widzenia. Każdy praktykujący powinien wiedzieć, że żadna firma nie jest w stanie odfiltrować wszystkich maili, które ktoś w firmie napisał do kogoś innego lata temu i które mają jakikolwiek związek z konkretnym procesem. Jednak w przypadku dokumentów, które są zazwyczaj istotne w kontekście kontroli podatkowej, należy stosować się do ścisłych wymagań GDPdU.
Sebastian Müller jest partnerem i głównym opiekunem klienta w Langmeier Software, co czyni go najlepszą osobą, z którą można porozmawiać o rozwiązaniach Langmeier do tworzenia kopii zapasowych.
Przepisy dotyczące ochrony danych Podstawy prawne bezpieczeństwa IT Czy szyfrowanie ma znaczenie prawne dla ochrony danych? Bezpieczeństwo w Internecie a prawo
Zasady dostępu do danych i możliwości kontroli dokumentów cyfrowych regulują konieczność tworzenia kopii zapasowych dokumentów podatkowych w Niemczech.
