Cópia de segurança dos dados: a lei assim o considera

Na Alemanha, os princípios do acesso aos dados e da verificabilidade dos documentos digitais regulam a necessidade de efetuar cópias de segurança dos documentos relevantes para efeitos fiscais.

Em termos estritos, os aspectos legais da cópia de segurança dos dados envolvem duas questões: o que é que posso fazer e o que é que tenho de fazer? Desde que os dados permaneçam na empresa, todos os dados legalmente armazenados podem, naturalmente, ser objeto de cópias de segurança. Podem surgir problemas se os dados forem armazenados ou arquivados externamente. No que diz respeito aos dados pessoais de clientes ou empregados, trata-se de uma transferência de dados para terceiros. No entanto, isto também não constitui um problema grave se este ponto for incluído nas declarações de consentimento relevantes.

O que deve ser objeto de cópia de segurança?

Em princípio, todos os documentos que possam ser exigidos como prova num processo civil no futuro devem ser objeto de cópias de segurança. Isto aplica-se a todos os documentos que são criados devido a uma obrigação legal de documentação. Isto inclui, naturalmente, facturas, guias de remessa e outros documentos comerciais que servem como prova de transacções concluídas. No entanto, muitos outros documentos também se enquadram nesta categoria. Os médicos e os advogados têm de documentar o aconselhamento correto dos pacientes ou clientes, as empresas têm de documentar o cumprimento dos requisitos oficiais. Todos estes documentos devem não só ter cópias de segurança, mas também ser arquivados de uma forma à prova de auditoria. Um documento que pode ser alterado posteriormente não tem qualquer valor probatório. Existem inúmeros sistemas de arquivo disponíveis no mercado que funcionam, por exemplo, com selos temporais qualificados. Este problema pode, portanto, ser resolvido tecnicamente.

Princípios de acesso aos dados e de verificabilidade dos documentos digitais

Na Alemanha, todos os documentos relacionados com impostos em sentido lato estão sujeitos aos "Princípios de acesso aos dados e de verificabilidade dos documentos digitais". Trata-se de uma diretiva administrativa vinculativa emitida pelo Ministério Federal das Finanças que nenhuma empresa na Alemanha pode ignorar. O núcleo desta instrução estabelece que um auditor fiscal deve ter acesso a todos os documentos digitais relevantes para a fiscalidade, em qualquer altura e mediante pedido. Isto significa muito mais do que apenas ter todos os documentos necessários numa cassete de segurança algures na cave. Os documentos dos anos anteriores devem ser guardados de forma a que os arquivos de cópia de segurança possam ser acedidos a qualquer momento. Provavelmente, não existe nenhuma empresa que cumpra a GDPdU a 100%. Isto porque os "documentos digitais relevantes para efeitos fiscais" também incluem, por exemplo, todos os e-mails internos relacionados com transacções relevantes para efeitos fiscais. Todos os profissionais devem saber que nenhuma empresa está em condições de filtrar todas as mensagens de correio eletrónico que alguém da empresa escreveu a outra pessoa há anos e que tenham qualquer referência a uma transação específica. No entanto, os requisitos rigorosos da GDPdU devem ser cumpridos para os documentos que são normalmente relevantes no contexto de uma auditoria fiscal.

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