Negócios e TI

O correio eletrónico tornou-se uma parte integrante da vida empresarial moderna. No entanto, o que começou por ser um meio de comunicação eficiente transformou-se num fardo que consome muito tempo para muitas empresas. A enxurrada de e-mails também era um grande problema na Langmeier Software. Os funcionários passavam horas todos os dias a separar as mensagens importantes das não importantes e, consequentemente, a produtividade era afetada. Com a introdução do aBusiness Suite, uma solução de software inovadora de Urs Langmeier e Konstantin Stratigenas, a Langmeier Software conseguiu gerir eficazmente a inundação de e-mails e otimizar significativamente os processos de trabalho - sempre com o foco no cliente satisfeito.

O desafio:

Na Langmeier Software, centenas de e-mails se acumulavam nas caixas de entrada dos funcionários todos os dias. Estes variavam entre pedidos de informação importantes de clientes e confirmações de encomendas, newsletters indesejadas e spam. A triagem manual das mensagens ocupava um tempo precioso e significava que os e-mails importantes eram frequentemente ignorados ou processados demasiado tarde. As tentativas de resolver o problema utilizando assistentes, diferentes endereços de correio eletrónico ou regras de filtragem manual falharam devido ao grande volume e complexidade das mensagens recebidas. Esta situação teve um impacto negativo na satisfação dos clientes, uma vez que nem sempre era possível responder prontamente aos pedidos de informação.

A solução: aBusiness Suite e uma cultura de concentração optimizada

Konstantin Stratigenas, cofundador do projeto SaaS "aBusiness Suite", desenvolveu uma solução em colaboração com a Langmeier Software que é adaptada precisamente a estes desafios. O software combina a definição de prioridades apoiada por IA, sugestões de resposta automatizadas e um filtro de spam ativo para gerir eficazmente a inundação de e-mails - sempre com o objetivo de colocar o cliente no centro.

Priorização suportada por IA:

O aBusiness Suite classifica automaticamente os e-mails recebidos de acordo com a sua importância. Com base em factores como o volume de negócios, a relação custo/benefício e as preferências individuais dos utilizadores, as mensagens importantes, como as perguntas dos clientes ou as confirmações de encomendas, são apresentadas na parte superior do feed. O sistema compila automaticamente a base de dados para este efeito a partir das informações disponíveis no software empresarial completo. Os e-mails sem importância, como newsletters ou pedidos de aquisição, são movidos para a parte inferior e podem ser recuperados manualmente, se necessário. Desta forma, garante que os pedidos de informação dos clientes têm sempre prioridade.

2 Sugestões de resposta automatizadas:

A IA gera sugestões de resposta adequadas que só precisam de ser ligeiramente ajustadas. Isto poupa tempo e garante que os pedidos de informação dos clientes são respondidos de forma rápida e profissional. O cliente satisfeito está sempre no centro das atenções.

Filtro de spam ativo:

O filtro de spam integrado do aBusiness Suite exige que os remetentes confirmem que são humanos antes de as suas mensagens serem entregues. Isto resulta numa caixa de entrada 100% livre de spam e reduz o esforço necessário para a limpeza manual de spam. Isto deixa mais tempo para o atendimento ao cliente.

Estabelece prioridades individuais com foco no cliente:

Na Langmeier Software, uma nova abordagem para lidar com e-mails foi estabelecida: Os próprios funcionários determinam o que é importante para eles e não deixam que os remetentes ditem quais mensagens têm prioridade. O cliente satisfeito é sempre o centro das atenções. No entanto, toda a comunicação está sempre disponível quando o funcionário decide, de forma independente, dar prioridade a um determinado projeto. O foco é determinado pelo funcionário e não pelo e-mail recebido. No caso de assuntos realmente urgentes, como uma encomenda em risco ou um e-mail que possa levar a uma perda para a empresa, a IA integrada decide notificar os funcionários através de outros canais, como SMS ou WhatsApp.

5. Conselheiro de clientes com IA digital já no sítio Web:

Para otimizar ainda mais o suporte ao cliente, a Langmeier Software integrou um consultor digital de clientes com IA no site, que também faz parte do aBusiness Suite. Este consultor de IA tem todo o conhecimento do produto e pode responder 80% das perguntas de suporte independentemente, antes mesmo que os clientes tenham que escrever um e-mail. O agente de apoio da IA é capaz de responder a perguntas frequentes, resolver problemas técnicos e até mesmo apoiar encomendas. Isto não só reduz o número de e-mails recebidos, como também garante que os clientes recebem respostas rápidas e precisas - 24 horas por dia.

Os resultados:

Ao introduzir o aBusiness Suite, a Langmeier Software foi capaz de controlar com sucesso a enxurrada de e-mails. Os funcionários não gastam mais tempo classificando mensagens manualmente, mas podem se concentrar em suas tarefas principais - satisfação do cliente. Os e-mails mais importantes, especialmente as perguntas dos clientes, são reconhecidos e processados imediatamente, enquanto as mensagens sem importância são automaticamente relegadas a segundo plano. A produtividade aumentou significativamente e os funcionários estão mais satisfeitos, uma vez que já não se sentem sobrecarregados com a enxurrada de mensagens de correio eletrónico. Ao mesmo tempo, os clientes beneficiam de respostas mais rápidas e precisas.

Conclui:

A enxurrada de e-mails é um problema que afeta muitas empresas. Com o aBusiness Suite, a Langmeier Software encontrou uma solução eficiente que não apenas economiza tempo, mas também otimiza os fluxos de trabalho. A combinação de priorização apoiada por IA, sugestões de resposta automatizadas e um filtro de spam ativo elevou a comunicação por e-mail a um novo nível - sempre com foco no cliente satisfeito. Para as empresas que procuram ultrapassar desafios semelhantes, o aBusiness Suite é uma solução convincente.

Sobre o aBusiness Suite

O aBusiness Suite é uma solução de software inovadora desenvolvida por Urs Langmeier e Konstantin Stratigenas na Langmeier Software. O pacote combina tecnologia de ponta em nuvem, IA e SaaS com recursos fáceis de usar para ajudar as organizações a superar seus desafios diários.

http://www.abusiness.oneMais informações podem ser encontradas em [www.abusiness.one]( ).

É assim que funciona a revolucionária descarga da caixa de entrada no nosso software:

1. Antispam ativo: Pede-se aos remetentes desconhecidos que se identifiquem como humanos. Recebe um e-mail e tem de preencher um captcha. Só então é que o e-mail aparece no feed do nosso utilizador, caso contrário o e-mail acaba na lista de spam.

2ª Análise KI: Os e-mails cujos remetentes se identificaram como humanos são analisados pela IA e a publicidade é marcada em conformidade. Os e-mails marcados desta forma são, portanto, apresentados mais abaixo no feed de notícias.

3. Visão de feed de notícias: o aBusiness Suite apresenta os e-mails numa vista de feed de notícias. O sistema calcula uma pontuação para cada e-mail. Esta pontuação determina a altura em que um e-mail é apresentado no feed. E os dados de trabalho contidos no sistema CRM, como as facturas registadas para um contacto, as reuniões online agendadas ou as ofertas enviadas para este contacto, são incluídos no cálculo da pontuação e, assim, influenciam a posição em que o e-mail é apresentado no feed de notícias do utilizador. A atualidade de um e-mail também desempenha um papel na ordenação no feed: quanto mais recente for um e-mail, mais alto tende a ser apresentado. Mas quanto menos importante for um e-mail, mais abaixo aparece no feed.

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