Business & IT

Introduzione:

È impossibile immaginare la vita aziendale moderna senza le e-mail. Tuttavia, quello che era nato come un efficiente mezzo di comunicazione è diventato un fardello che richiede molto tempo per molte aziende. Anche alla Langmeier Software, la marea di e-mail rappresentava un grosso problema. I dipendenti passavano ore ogni giorno a separare i messaggi importanti da quelli non importanti e la produttività ne risentiva. Con l'introduzione di aBusiness Suite, un'innovativa soluzione software di Urs Langmeier e Konstantin Stratigenas, Langmeier Software è stata in grado di gestire in modo efficiente la marea di e-mail e di ottimizzare in modo significativo i processi di lavoro, sempre con un occhio di riguardo alla soddisfazione del cliente.

La sfida:

Alla Langmeier Software, ogni giorno centinaia di e-mail si accumulavano nelle caselle di posta dei dipendenti. Si trattava di messaggi che andavano da importanti richieste di informazioni da parte dei clienti e conferme d'ordine a newsletter indesiderate e spam. Lo smistamento manuale dei messaggi portava via tempo prezioso e significava che spesso le e-mail importanti venivano trascurate o elaborate troppo tardi. I tentativi di risolvere il problema utilizzando procedure guidate, indirizzi e-mail diversi o regole di filtraggio manuali fallivano a causa del volume e della complessità dei messaggi in arrivo. Questo ha avuto un impatto negativo sulla soddisfazione dei clienti, in quanto non sempre le richieste di informazioni potevano essere evase tempestivamente.

La soluzione: aBusiness Suite e una cultura dell'attenzione ottimizzata

Konstantin Stratigenas, cofondatore del progetto SaaS "aBusiness Suite", ha sviluppato una soluzione in collaborazione con Langmeier Software che si adatta esattamente a queste sfide. Il software combina la prioritizzazione supportata dall'intelligenza artificiale, suggerimenti automatici di risposta e un filtro antispam attivo per gestire in modo efficiente la marea di e-mail, sempre con l'obiettivo di mettere il cliente al centro.

1. Prioritarizzazione supportata dall'AI:

aBusiness Suite ordina automaticamente le e-mail in arrivo in base alla loro importanza. In base a fattori come il fatturato, il rapporto costi/benefici e le preferenze dei singoli utenti, i messaggi importanti, come le richieste dei clienti o le conferme degli ordini, vengono visualizzati in cima al feed. Il sistema compila automaticamente i dati di base a partire dalle informazioni disponibili nel software aziendale completo. Le e-mail non importanti, come le newsletter o le richieste di acquisizione, vengono spostate in fondo e possono essere recuperate manualmente se necessario. In questo modo si garantisce che le richieste dei clienti abbiano sempre la priorità.

2 Suggerimenti automatici di risposta:

L'intelligenza artificiale genera suggerimenti di risposta adeguati che devono essere solo leggermente modificati. In questo modo si risparmia tempo e si garantisce una risposta rapida e professionale alle richieste dei clienti. Il cliente felice è sempre al centro dell'attenzione.

3 Filtro antispam attivo:

Il filtro antispam integrato di aBusiness Suite richiede ai mittenti di confermare la propria identità umana prima di consegnare i messaggi. In questo modo si ottiene una casella di posta elettronica priva di spam al 100% e si riduce l'impegno necessario per la pulizia manuale dello spam. Questo lascia più tempo per l'assistenza ai clienti.

4 Priorità individuale con attenzione al cliente:

Alla Langmeier Software è stato adottato un nuovo approccio alla gestione delle e-mail: I dipendenti stessi stabiliscono cosa è importante per loro e non lasciano che siano i mittenti a dettare la priorità dei messaggi. Il cliente soddisfatto è sempre al centro dell'attenzione. Tuttavia, tutte le comunicazioni sono sempre disponibili quando il dipendente decide autonomamente di dare priorità a un particolare progetto. L'attenzione è determinata dal dipendente, non dalle e-mail in arrivo. Nel caso di questioni davvero urgenti, come un ordine compromesso o un'e-mail che potrebbe comportare una perdita per l'azienda, l'intelligenza artificiale integrata decide di avvisare i dipendenti tramite altri canali come SMS o WhatsApp.

5 Consulente clienti digitale AI già presente sul sito web:

Per ottimizzare ulteriormente l'assistenza ai clienti, Langmeier Software ha integrato un consulente digitale AI sul sito web, che fa parte di aBusiness Suite. Questo consulente AI ha tutte le competenze sul prodotto e può rispondere all'80% delle richieste di assistenza in modo indipendente, prima ancora che i clienti debbano scrivere un'e-mail. L'agente di assistenza AI è in grado di rispondere alle domande più frequenti, di risolvere problemi tecnici e persino di supportare gli ordini. In questo modo non solo si riduce il numero di e-mail in arrivo, ma si garantisce anche che i clienti ricevano risposte rapide e precise - 24 ore su 24.

I risultati:

Con l'introduzione di aBusiness Suite, Langmeier Software è riuscita a tenere sotto controllo la marea di e-mail. I dipendenti non passano più il tempo a smistare manualmente i messaggi, ma possono concentrarsi sulle loro attività principali: la soddisfazione dei clienti. Le e-mail più importanti, in particolare le richieste dei clienti, vengono riconosciute ed elaborate immediatamente, mentre i messaggi non importanti vengono automaticamente relegati in secondo piano. La produttività è aumentata in modo significativo e i dipendenti sono più felici perché non sono più sommersi da una marea di e-mail. Allo stesso tempo, i clienti beneficiano di risposte più rapide e precise.

Conclusione:

La marea di e-mail è un problema che affligge molte aziende. Con aBusiness Suite, Langmeier Software ha trovato una soluzione efficiente che non solo fa risparmiare tempo, ma ottimizza anche i flussi di lavoro. La combinazione di priorità supportate dall'intelligenza artificiale, suggerimenti automatici di risposta e un filtro antispam attivo ha portato la comunicazione via e-mail a un nuovo livello, sempre con un occhio di riguardo per il cliente. Per le aziende che vogliono superare sfide simili, aBusiness Suite è una soluzione interessante.

Informazioni su aBusiness Suite:

aBusiness Suite è una soluzione software innovativa di Urs Langmeier e Konstantin Stratigenas, sviluppata da Langmeier Software. La suite combina tecnologie cloud, AI e SaaS all'avanguardia con funzionalità di facile utilizzo per aiutare le organizzazioni a superare le sfide quotidiane.

http://www.abusiness.oneUlteriori informazioni sono disponibili all'indirizzo [www.abusiness.one]( ).

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