Business & IT

Introduction :

Les e-mails font partie intégrante de la vie professionnelle moderne. Mais ce qui a commencé comme un moyen de communication efficace s'est transformé en une contrainte chronophage pour de nombreuses entreprises. Chez Langmeier Software aussi, le flot d'e-mails était un problème majeur. Les employés passaient des heures par jour à trier les messages importants des messages non importants, et la productivité en souffrait. Avec l'introduction d'aBusiness Suite, une solution logicielle innovante d'Urs Langmeier et Konstantin Stratigenas, Langmeier Software a réussi à gérer efficacement le flot d'e-mails et à optimiser considérablement les processus de travail - en se concentrant toujours sur le bonheur du client.

Le défi :

Chez Langmeier Software, des centaines d'e-mails s'accumulent chaque jour dans les boîtes aux lettres des employés. Cela allait des demandes importantes des clients aux confirmations de commande, en passant par les newsletters indésirables et les spams. Le tri manuel des messages prenait un temps précieux et faisait que les e-mails importants étaient souvent oubliés ou traités trop tard. Les tentatives de résoudre le problème à l'aide d'assistants, de différentes adresses e-mail ou de règles de filtrage manuelles échouaient à cause de la quantité et de la complexité des messages entrants. Cela a eu un impact négatif sur la satisfaction des clients, car les demandes ne pouvaient pas toujours être traitées en temps voulu.

La solution : aBusiness Suite et une culture de la concentration optimisée

Konstantin Stratigenas, cofondateur du projet SaaS "aBusiness Suite", a développé en collaboration avec Langmeier Software une solution qui répond exactement à ces défis. Le logiciel combine une priorisation basée sur l'IA, des propositions de réponses automatisées et un filtre anti-spam actif pour gérer efficacement le flot d'e-mails - toujours dans le but de placer le client au centre de l'attention.

1. priorisation assistée par l'IA :

aBusiness Suite trie automatiquement les e-mails entrants en fonction de leur importance. En se basant sur des facteurs tels que le chiffre d'affaires, le bilan coûts/bénéfices et les préférences individuelles des utilisateurs, les messages importants, tels que les demandes des clients ou les confirmations de commande, apparaissent en haut du flux. Le système rassemble automatiquement les données de base à partir des informations disponibles dans le logiciel de gestion complet. Les e-mails moins importants, comme les newsletters ou les demandes de prospection, sont déplacés vers le bas et peuvent être consultés manuellement si nécessaire. Cela permet de s'assurer que les demandes des clients sont toujours prioritaires.

2 Propositions de réponses automatisées :

L'IA génère des propositions de réponses appropriées qui ne nécessitent qu'un ajustement minime. Cela permet de gagner du temps et de garantir que les demandes des clients soient traitées rapidement et de manière professionnelle. Le client heureux est toujours au premier plan.

3. filtre anti-spam actif :

Le filtre anti-spam intégré d'aBusiness Suite demande aux expéditeurs de confirmer qu'ils sont humains avant d'envoyer leurs messages. Cela permet d'avoir une boîte de réception 100% sans spam et de réduire les efforts de nettoyage manuel des spams. Il reste ainsi plus de temps pour s'occuper des clients.

4. une priorisation individuelle centrée sur le client :

Chez Langmeier Software, une nouvelle approche a été établie dans la gestion des e-mails : Les employés déterminent eux-mêmes ce qui est important pour eux et ne laissent pas les expéditeurs leur dicter quels messages sont prioritaires. Le client heureux est toujours au premier plan. Mais toute la communication est toujours disponible lorsque l'employé décide de lui-même de donner la priorité à un projet particulier. C'est l'employé qui détermine le point de mire, pas l'e-mail entrant. Pour les affaires vraiment urgentes, comme une commande compromise ou un e-mail qui pourrait entraîner une perte pour l'entreprise, l'IA intégrée décide d'avertir les employés par d'autres canaux comme les SMS ou WhatsApp.

5. conseiller clientèle IA numérique déjà sur le site web :

Pour optimiser encore plus le service client, Langmeier Software a intégré un conseiller client numérique IA sur le site web, qui fait également partie d'aBusiness Suite. Ce conseiller IA dispose de tout le savoir-faire du produit et peut répondre à 80% des demandes d'assistance de manière autonome, avant même que les clients n'aient à écrire un e-mail. Le conseiller IA est en mesure de répondre aux questions les plus fréquentes, de résoudre les problèmes techniques et même de soutenir les commandes. Cela permet non seulement de réduire le nombre d'e-mails reçus, mais aussi de s'assurer que les clients reçoivent des réponses rapides et précises - 24 heures sur 24.

Les résultats :

Grâce à l'introduction d'aBusiness Suite, Langmeier Software a réussi à maîtriser le flot d'e-mails. Les employés ne passent plus de temps à trier manuellement les messages, mais peuvent se concentrer sur leurs tâches principales - la satisfaction des clients. Les e-mails les plus importants, notamment les demandes des clients, sont immédiatement identifiés et traités, tandis que les messages non importants sont automatiquement relégués à l'arrière-plan. La productivité a considérablement augmenté et les employés sont plus satisfaits car ils ne sont plus submergés par le flot d'e-mails. En même temps, les clients bénéficient de réponses plus rapides et plus précises.

Conclusion :

Le déluge d'e-mails est un problème qui touche de nombreuses entreprises. Avec aBusiness Suite, Langmeier Software a trouvé une solution efficace qui permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d'optimiser les processus de travail. En combinant une priorisation basée sur l'IA, des suggestions de réponses automatisées et un filtre anti-spam actif, la communication par e-mail a atteint un nouveau niveau - toujours en se concentrant sur le client heureux. Pour les entreprises qui souhaitent relever des défis similaires, aBusiness Suite est une solution convaincante.

A propos de aBusiness Suite :

aBusiness Suite est une solution logicielle innovante créée par Urs Langmeier et Konstantin Stratigenas, développée chez Langmeier Software. La suite combine une technologie cloud, IA et SaaS de pointe avec des fonctions conviviales pour aider les entreprises à relever leurs défis quotidiens.

Pour plus d'informations, consulte www.abusiness.one.

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