Бізнес та ІТ

Вступ:

Неможливо уявити сучасне ділове життя без електронних листів. Але те, що починалося як ефективний засіб комунікації, стало для багатьох компаній тягарем, що забирає багато часу. У компанії Langmeier Software потік електронних листів також був серйозною проблемою. Співробітники витрачали години щодня, відділяючи важливі повідомлення від неважливих, і в результаті страждала продуктивність. З впровадженням aBusiness Suite, інноваційного програмного рішення від Урса Лангмайєра та Костянтина Стратігенаса, компанія Langmeier Software змогла ефективно керувати потоком електронної пошти та значно оптимізувати робочі процеси - завжди з акцентом на задоволених клієнтів.

Виклик:

У компанії Langmeier Software сотні електронних листів щодня накопичувалися у поштових скриньках співробітників. Вони варіювалися від важливих запитів клієнтів і підтверджень замовлень до небажаних інформаційних бюлетенів і спаму. Сортування повідомлень вручну забирало дорогоцінний час і означало, що важливі листи часто пропускалися або оброблялися занадто пізно. Спроби вирішити проблему за допомогою майстрів, різних адрес електронної пошти або ручних правил фільтрації не мали успіху через великий обсяг і складність вхідних повідомлень. Це негативно впливало на задоволеність клієнтів, оскільки на запити не завжди можна було відповісти оперативно.

Рішення: aBusiness Suite та оптимізована культура фокусування

Костянтин Стратігенас, співзасновник SaaS-проекту "aBusiness Suite", у співпраці з Langmeier Software розробив рішення, яке точно відповідає цим викликам. Програмне забезпечення поєднує в собі розстановку пріоритетів за допомогою штучного інтелекту, автоматичні пропозиції щодо відповідей та активний фільтр спаму для ефективного управління потоком електронних листів - завжди з метою поставити клієнта в центр уваги.

Пріоритезація з підтримкою штучного інтелекту:

aBusiness Suite автоматично сортує вхідні листи відповідно до їхньої важливості. На основі таких факторів, як товарообіг, баланс витрат і вигод та індивідуальні уподобання користувача, важливі повідомлення, такі як запити клієнтів або підтвердження замовлень, відображаються у верхній частині стрічки. Система автоматично формує базу даних для цього з інформації, доступної в комплексному програмному забезпеченні для бізнесу. Неважливі електронні листи, такі як інформаційні бюлетені або запити на придбання, переміщуються в нижню частину стрічки, і за потреби їх можна знайти вручну. Це гарантує, що запити клієнтів завжди є пріоритетними.

2 Автоматичні пропозиції щодо відповідей:

ШІ генерує відповідні варіанти відповідей, які потрібно лише злегка відкоригувати. Це економить час і гарантує, що відповіді на запити клієнтів надаються швидко і професійно. Задоволений клієнт завжди в центрі уваги.

3 Активний спам-фільтр:

Інтегрований спам-фільтр aBusiness Suite вимагає від відправників підтвердження того, що вони є людьми, перш ніж їхні повідомлення будуть доставлені. Це дозволяє на 100% очистити поштову скриньку від спаму та зменшити зусилля, необхідні для ручного очищення спаму. Це залишає більше часу для обслуговування клієнтів.

4 Індивідуальна розстановка пріоритетів з акцентом на клієнта:

У компанії Langmeier Software запроваджено новий підхід до роботи з електронною поштою: Співробітники самі визначають, що для них важливо, і не дозволяють відправникам диктувати, які повідомлення мають пріоритет. Задоволений клієнт завжди знаходиться в центрі уваги. Однак, будь-яка комунікація завжди доступна, коли працівник самостійно вирішує, що саме йому важливіше в тому чи іншому проекті. Фокус визначається працівником, а не вхідним повідомленням електронної пошти. У випадку дійсно термінових справ, таких як замовлення під загрозою або електронний лист, який може призвести до збитків для компанії, інтегрований штучний інтелект вирішує повідомити співробітників через інші канали, такі як SMS або WhatsApp.

5 Цифровий ШІ-консультант вже на сайті:

Для подальшої оптимізації підтримки клієнтів компанія Langmeier Software інтегрувала цифрового консультанта зі штучним інтелектом на веб-сайті, який також є частиною aBusiness Suite. Цей консультант зі штучним інтелектом володіє всіма знаннями про продукт і може відповісти на 80% запитів про підтримку самостійно, ще до того, як клієнт напише електронного листа. Асистент підтримки зі штучним інтелектом може відповідати на поширені запитання, вирішувати технічні проблеми і навіть підтримувати замовлення. Це не тільки зменшує кількість вхідних електронних листів, але й гарантує, що клієнти отримують швидкі та точні відповіді - цілодобово.

Результати:

Впровадивши aBusiness Suite, компанія Langmeier Software змогла успішно впоратися з потоком електронної пошти. Співробітники більше не витрачають час на ручне сортування повідомлень, а можуть зосередитися на своїх основних завданнях - задоволенні потреб клієнтів. Найважливіші електронні листи, особливо запити клієнтів, розпізнаються та обробляються негайно, тоді як неважливі повідомлення автоматично відсуваються на задній план. Продуктивність значно зросла, а працівники стали щасливішими, оскільки їх більше не завалює потік електронних листів. Водночас клієнти отримують швидші та точніші відповіді.

Висновок:

Потік електронних листів - це проблема, з якою стикаються багато компаній. Завдяки aBusiness Suite компанія Langmeier Software знайшла ефективне рішення, яке не лише економить час, але й оптимізує робочі процеси. Поєднання розстановки пріоритетів за допомогою штучного інтелекту, автоматичних пропозицій щодо відповідей та активного фільтра спаму вивело спілкування електронною поштою на новий рівень - завжди з фокусом на щасливого клієнта. Для компаній, які прагнуть подолати подібні виклики, aBusiness Suite - переконливе рішення.

Про aBusiness Suite:

aBusiness Suite - це інноваційне програмне рішення Урса Лангмайєра та Костянтина Стратігенаса, розроблене в Langmeier Software. Пакет поєднує в собі передові хмарні технології, технології штучного інтелекту та SaaS зі зручними функціями, які допомагають організаціям долати щоденні виклики.

http://www.abusiness.oneДодаткову інформацію можна знайти на [www.abusiness.one]( ).

Залишити коментар тут...