Copia de seguridad de datos para PYME

La

pérdida de datos, ya sean de clientes, empleados o proveedores, puede causar daños duraderos y profundos en los procesos empresariales. Por lo tanto, es esencial definir desde el principio un concepto de copia de seguridad de datos adecuado y la mejor estrategia de copia de seguridad posible para su empresa, y aplicarla con regularidad. Como responsable de TI y, sobre todo, como director general, la gestión del almacenamiento está en sus manos. A continuación, no sólo le contaremos todo lo que necesita saber para desarrollar un concepto de copia de seguridad adecuado, sino que también le remitiremos a una plantilla de concepto de copia de seguridad de datos adecuada (y le ofreceremos un ejemplo de concepto de copia de seguridad de datos, archivo PDF, enlace más abajo).

El camino hacia una estrategia de copia de seguridad adecuada

Si quieres implantar una nueva estrategia de copia de seguridad en tu empresa, primero tienes que responder a algunas preguntas. Debe aclarar qué datos deben almacenarse durante cuánto tiempo y qué cantidad de pérdida de datos sería aceptable. Para ello, hay que empezar por hacer balance y clasificar los datos en función de su relevancia. Además, hay que tener claro qué consecuencias financieras y legales podrían amenazar en el peor de los casos y qué soportes de almacenamiento son los más adecuados para la copia de seguridad de los datos. La decisión depende sobre todo de la clasificación de seguridad de los datos utilizados y de los que se va a hacer copia de seguridad.

A la hora de seleccionar la tecnología de almacenamiento adecuada, hay que tener en cuenta cuánto tiempo se va a conservar la información, la importancia de la legibilidad visual o si los datos se van a reproducir de otra manera, cómo de transportable es el soporte de datos y cuánto espacio requiere. También hay que aclarar hasta qué punto es sensible el soporte a las influencias externas y qué lógica de almacenamiento sigue. En otras palabras, ¿se basa en un sistema de archivos o en una base de datos y con qué frecuencia se pueden grabar los datos y con qué capacidad de almacenamiento? Por supuesto, el precio del soporte de almacenamiento de datos también es decisivo.

Hay que sopesar los costes potenciales en caso de pérdida frente a los que supondría el concepto de copia de seguridad como tal y el almacenamiento del soporte de almacenamiento. Para ello, debe seleccionarse y determinarse un lugar adecuado y seguro.

Siempre se recomienda realizar previamente un cálculo de costes y beneficios. Se debe observar la siguiente regla empírica: Los datos y la información de gran valor deben respaldarse en soportes de almacenamiento especialmente seguros y, por tanto, normalmente más caros, mientras que los datos menos importantes pueden almacenarse en soportes medianamente seguros y, por tanto, menos caros. Además, debe determinarse cuándo y con qué frecuencia deben estar disponibles los datos en cuestión y durante cuánto tiempo como máximo puede denegarse el acceso a la información, en función de la frecuencia de uso de los datos.

También debe definirse claramente la estrategia de copia de seguridad de los datos en cuanto al tipo de copia de seguridad: ¿debe realizarse la copia de seguridad de los datos como copia de seguridad completa, incremental o diferencial? En este contexto, ¿con qué frecuencia debe comprobarse la funcionalidad de los soportes de copia de seguridad y la integridad y coherencia de los datos? Hay que seleccionar y nombrar cuidadosamente a una o varias personas responsables para que apliquen los procesos acordados. También es su tarea mantenerse informados de la normativa legal aplicable, ya que la estrategia de copia de seguridad debe cumplirla.

Peligros

en ausencia de una estrategia de copia de seguridad

Muchos peligros pueden amenazar los datos relacionados con la empresa. En caso de caída del sistema, sabotaje, ataques de piratas informáticos, ataques de virus o gusanos, pueden perderse todos los datos almacenados en el ordenador. Las influencias ambientales dañinas, como la caída de un rayo, un incendio o una inundación, también pueden provocar grandes pérdidas de información. Para protegerse de quedar incapacitado como consecuencia de una pérdida de este tipo, es esencial hacer copias de seguridad periódicas de los datos dignos de protección, que se almacenan por separado de la información original y se protegen lo mejor posible de las influencias mencionadas. Un análisis de amenazas puede aclarar de antemano qué datos corren especial riesgo y qué daños tienen más probabilidades de producirse. Esto significa que la seguridad de los datos puede aumentarse de antemano, por ejemplo con la ayuda de programas de encriptación o instalaciones de cortafuegos.

La gestión del almacenamiento y la definición de una estrategia de copias de seguridad adecuada para la propia empresa se han convertido en criterios decisivos para el éxito de una empresa. Una empresa que tenga que cesar o restringir sus operaciones debido a una gran pérdida de datos, aunque sólo sea temporalmente, puede perder la confianza de sus clientes, proveedores y empleados, así como su posición competitiva, por no hablar de las pérdidas financieras que conlleva una pérdida de este tipo.

Documentar

la estrategia de copia de seguridad en un concepto de copia de seguridad

Una vez que hayas respondido a todas estas preguntas en relación con las circunstancias existentes en tu empresa, sopesado las alternativas entre sí y los costes frente a los beneficios, es importante registrar la estrategia formulada en un concepto de copia de seguridad.

En función de los tiempos de inactividad máximos que se acuerden, de los recursos financieros que se puedan utilizar y de cuántos cambios de datos se vayan a realizar y a qué intervalos, se decide por el método de copia de seguridad completa, diferencial o incremental.

Mientras que la copia de seguridad completa siempre hace una copia de seguridad de todo el sistema, es decir, de todos los datos, las versiones de software actuales y el sistema operativo en su estado actual, los métodos diferencial e incremental sólo registran los cambios que se producen entretanto. Si se realiza una copia de seguridad diferencial, el cambio se guarda en relación con la última copia de seguridad completa, por lo que también se transfieren todos los estados de memoria realizados desde la última copia de seguridad completa. Si se utiliza una copia de seguridad incremental, cada estado de memoria se guarda por separado hasta la siguiente copia de seguridad completa.

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